Quelle est la durée légale de conservation des documents ?
Si vous dirigez une entreprise, il y a des fortes chances que vous accumuliez beaucoup de documents. Contrats, statuts, livre comptable… quelle est la durée légale de leur conservation ? On vous répond.
Document civil et commercial
| Type de document | Durée de conservation |
|---|---|
| Contrat ou convention conclu dans le cadre d’une relation commerciale, correspondance commerciale | 5 ans |
| Garantie pour les biens ou services fournis au consommateur | 2 ans |
| Contrat conclu par voie électronique (à partir de 120 €) | 10 ans à partir de la livraison ou de la prestation |
| Contrat d’acquisition ou de cession de biens immobiliers et fonciers | 30 ans |
| Document bancaire (talon de chèque, relevé bancaire…) | 5 ans |
| Document de transport de marchandises | 5 ans |
| Déclaration en douane | 3 ans |
| Police d’assurance | 2 ans à partir de la résiliation du contrat |
| Document relatif à la propriété intellectuelle (dépôt de brevet, marque, dessin et modèle) | 5 ans à partir de la fin de la protection |
| Dossier d’un avocat | 5 ans à partir de la fin du mandat |
Document comptable
| Type de document | Durée de conservation |
|---|---|
| Livre et registre comptable : livre journal, grand livre, livre d’inventaire, etc. | 10 ans à partir de la clôture de l’exercice |
| Pièce justificative : bon de commande, de livraison ou de réception, facture client et fournisseur, etc. | 10 ans à partir de la clôture de l’exercice |
Document fiscal
| Type d’impôt | Durée de conservation |
|---|---|
| Impôt sur le revenu et sur les sociétés | 6 ans |
| Bénéfices industriels et commerciaux (BIC), bénéfices non commerciaux (BNC) et bénéfices agricoles (BA) en régime réel | 6 ans |
| Impôts sur les sociétés pour les entreprises individuelles, les sociétés à responsabilité limitée (exploitations agricoles, sociétés d’exercice libéral) | 6 ans |
| Impôts directs locaux (taxes foncières …) | 6 ans |
| Cotisation foncière des entreprises (CFE : Centre de formalités des entreprises) et CVAE (Cotisation sur la valeur ajoutée des entreprises) | 6 ans |
| Taxes sur le chiffre d’affaires (TVA : Taxe sur la valeur ajoutée et taxes assimilées, impôt sur les spectacles, taxe sur les conventions d’assurance…) | 6 ans |
Bon à savoir : si l’administration décèle des activités illicites comme de la fraude fiscale ou du travail dissimulé, les documents mentionnés ci-dessus doivent être gardés pendant 10 ans.
Document social
| Type de document | Durée de conservation |
|---|---|
| Statuts d’une société, d’un GIE: GIE : Groupement d’intérêt économique ou d’une association (si nécessaire, pièce modificative de statuts) | 5 ans à partir de la perte de personnalité morale (ou radiation du RCS: RCS : Registre du commerce et des sociétés) |
| Compte annuel (bilan, compte de résultat, annexe…) | 10 ans à partir de la clôture de l’exercice |
| Traité de fusion et autre acte lié au fonctionnement de la société (+ documents de la société absorbée) | 5 ans |
| – Registre de titres nominatifs– Registre des mouvements de titres– Ordre de mouvement– Registre des procès-verbaux d’assemblées et de conseils d’administration | 5 ans à partir de la fin de leur utilisation |
| Feuille de présence et pouvoirs | 3 derniers exercices |
| Rapport du gérant ou du conseil d’administration | 3 derniers exercices |
| Rapport des commissaires aux comptes | 3 derniers exercices |
Dans quel cas risquez-vous une amende ?
Si vous ne conservez pas vos documents fiscaux pendant la période demandé, vous risquez une amende de 10 000 €, selon l’article 1734 du Code général des impôts.
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