Assistant(e) administratif(ve) externalisé(e) au service des TPE, des artisans et des professions libérales, CECCA traite vos appels, votre courrier, vos factures, vos relances clients et votre classement.
Votre expert en assistance administrative
Manager chez CECCA & Responsable du pôle DAF
Cecca, en chiffres :
Chaque facture émise et chaque pièce classée finit dans vos comptes, c’est pourquoi CECCA relie son assistance administrative à sa gestion comptable, pour que le travail du quotidien arrive prêt à être comptabilisé.
Votre assistant(e) prépare, nos experts-comptables tiennent et vérifient. La tenue des comptes d’une entreprise reste réservée par la loi aux professionnels inscrits à l’Ordre, et cette répartition des rôles se fait ici au sein du même cabinet, sur le même dossier.
Factures clients émises depuis Pennylane, encaissements suivis dans Qonto, absences saisies dans Payfit. Vous voyez à tout moment ce qui a été envoyé, relancé ou classé, avec un cabinet qui compte parmi les dix premiers partenaires historiques de Pennylane en France.
Congés, arrêt maladie, rush de fin d’année, le traitement des appels et des factures continue. Une équipe connaît votre dossier et prend le relais, avec des consignes écrites dès le démarrage plutôt que gardées dans la mémoire d’une seule personne.
Création, premier salarié, passage à la facturation électronique, hausse du nombre de clients. Le volume d’heures suit votre activité, à la hausse comme à la baisse, et se revoit avec vous à chaque étape.
Chez CECCA, votre assistant(e) administratif(ve) externalisé(e) couvre six familles de tâches de gestion administrative, toutes reliées aux outils de votre comptabilité pour que rien ne soit saisi deux fois.
Prise des appels et des messages, tri des courriels, traitement du courrier entrant et sortant, réponse aux demandes simples de vos clients et transmission des autres à la bonne personne.
Planification des entretiens, organisation des réunions, réservation des déplacements et des salles, rappels envoyés à vos interlocuteurs pour limiter les rendez-vous manqués.
Émission des devis et des factures avec leurs mentions obligatoires, suivi des échéances, relances amiables graduées et pénalités de retard appliquées selon vos conditions de vente.
Collecte des justificatifs, rattachement aux transactions bancaires, notes de frais complètes et pointage préparé, transmis à nos experts-comptables qui tiennent et vérifient vos comptes.
Compteurs de congés et d’absences, collecte des variables du mois, dossiers des salariés tenus à jour, éléments transmis à notre pôle paie avant l’établissement des bulletins.
Dossiers papier et numériques rangés selon un plan de classement commun, documents numérisés, archives consultables par vous et retrouvées en quelques secondes.
Un artisan du bâtiment, un commerçant, un cabinet libéral et une PME de services ne produisent pas les mêmes documents, et CECCA adapte le travail de votre assistant(e) à chacun d’eux.
Devis et factures partent avec l’attestation d’assurance décennale jointe, comme l’exige le Code des assurances pour les travaux concernés. Votre assistant(e) suit les acomptes, relance les situations de travaux restées impayées et classe les procès-verbaux de réception avec le dossier de chaque chantier.
Encaissements, factures fournisseurs, commandes et retours. Votre assistant(e) émet les factures, rapproche les règlements reçus, relance les retards et prépare le pointage bancaire, pour une trésorerie suivie chaque semaine plutôt qu’à la clôture de l’exercice.
Agenda, appels des patients ou des clients, courrier et notes d’honoraires. Votre assistant(e) gère le flux du cabinet, classe les justificatifs de dépenses professionnelles et prépare les pièces de la déclaration annuelle, avec une équipe qui accompagne déjà plus de 400 clients libéraux.
Administration des ventes, suivi des commandes, collecte des variables de paie et tenue des dossiers du personnel. Votre assistant(e) absorbe le volume avant qu’un poste administratif à temps plein ne se justifie, et transmet ses procédures le jour du recrutement.
Nous utilisons les meilleurs outils digitaux pour simplifier et automatiser vos processus.
Notre offre d’assistant(e) administratif(ve) externalisé(e) s’adresse aux dirigeants qui assurent seuls leur gestion administrative ou dont l’équipe ne suit plus le volume. L’objectif de cette externalisation administrative est de vous rendre du temps sans créer un poste à temps plein.
Un(e) assistant(e) administratif(ve) prépare les pièces comptables, mais la tenue et la vérification des comptes d’une entreprise sont réservées aux experts-comptables inscrits à l’Ordre. La loi définit l’expert-comptable comme celui qui fait profession de tenir, centraliser, arrêter et surveiller les comptabilités d’entreprises auxquelles il n’est pas lié par un contrat de travail (ordonnance n° 45-2138 du 19 septembre 1945, article 2).
Exécuter habituellement ces travaux sans inscription constitue un délit d’exercice illégal (article 20). Un(e) salarié(e) peut en revanche tenir les comptes de son propre employeur. Chez CECCA, l’assistant(e) collecte et classe les justificatifs, puis nos experts-comptables tiennent et vérifient vos comptes.
Le secrétariat externalisé désigne le plus souvent l’accueil des appels, la prise de rendez-vous et la frappe des courriers, quand l’assistant(e) administratif(ve) externalisé(e) suit aussi les dossiers, la facturation et l’archivage. France Travail définit l’assistant(e) administratif(ve) comme le professionnel « chargé d’assurer le bon fonctionnement administratif d’un service, d’une entreprise ou d’une organisation », de la gestion des agendas à la mise à jour des tableaux de suivi (fiche ROME M1607, 2026).
Le secrétariat en est une composante. CECCA prend en charge l’ensemble, de l’appel entrant à la pièce prête à comptabiliser, ce qui évite de coordonner deux prestataires.
Un(e) assistant(e) administratif(ve) indépendant(e) travaille seul(e) pour plusieurs clients, un cabinet confie votre dossier à une équipe. L’indépendant(e) offre un interlocuteur unique et une grande souplesse d’horaires, le cabinet assure le relais pendant les absences et relie l’administratif à la comptabilité. Dans les deux cas, un contrat d’au moins 5 000 € HT oblige le client à obtenir de son prestataire une attestation de vigilance de l’Urssaf à la signature, puis tous les six mois jusqu’à la fin de la mission (Code du travail, articles R8222-1 et D8222-5).
CECCA remet cette attestation et fixe dans une lettre de mission le périmètre de chaque tâche confiée.
Entre professionnels, le délai convenu ne peut dépasser 60 jours après la date d’émission de la facture, ou 45 jours fin de mois si le contrat le prévoit expressément (Code de commerce, 2026). Sans accord, le délai est de 30 jours après la livraison ou la prestation. Dès le lendemain de l’échéance, les pénalités de retard sont dues sans qu’un rappel soit nécessaire, ainsi qu’une indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement.
L’assistant(e) de CECCA applique ces règles dans chaque relance, de la plus courtoise à la plus ferme, et signale à temps les clients dont les retards se répètent.
Les documents comptables et les pièces justificatives se conservent dix ans (Code de commerce, article L123-22). Pour le contrôle fiscal, les livres, registres et pièces doivent rester disponibles six ans, et une facture reçue sous forme électronique se garde sous cette même forme.
Une entreprise qui classe au fil de l’eau retrouve donc en quelques minutes une facture demandée lors d’un contrôle ou d’un litige. CECCA classe chaque document selon un plan commun à toute l’entreprise, numérise le papier et conserve les fichiers dans les outils de votre comptabilité, consultables par vous à tout moment.
Depuis le 1er septembre 2026, toute entreprise établie en France et assujettie à la TVA doit pouvoir recevoir des factures électroniques, et les PME et microentreprises devront en émettre à partir du 1er septembre 2027 (Service-Public, 2026).
L’émission, la transmission et la réception passent par une plateforme agréée, choisie par l’entreprise. Au quotidien, l’assistant(e) vérifie les mentions de chaque facture émise, suit son statut sur la plateforme et rapproche les factures reçues des commandes. CECCA accompagne aussi le choix et le paramétrage de la plateforme, en lien avec votre logiciel de facturation.
Un cabinet d’expertise comptable peut régler vos fournisseurs sur mandat, par votre propre compte bancaire, sans jamais détenir vos fonds. La loi interdit aux experts-comptables de recevoir ou de conserver les fonds de leurs clients, mais les autorise, à titre accessoire, à payer leurs dettes et à recouvrer à l’amiable leurs créances par le compte bancaire du client, lorsqu’un mandat leur est confié (ordonnance n° 45-2138 du 19 septembre 1945, article 22).
Chez CECCA, le mandat précise les paiements concernés et les règles de validation que vous fixez, et chaque règlement apparaît aussitôt dans votre comptabilité.
Le coût d’un(e) assistant(e) administratif(ve) externalisé(e) dépend du nombre d’heures par mois, de la nature des tâches et de leur régularité. Les prestataires facturent le plus souvent au forfait mensuel pour un flux régulier, ou à l’heure pour un besoin ponctuel.
Pour comparer avec une embauche, France Travail indique que 80 % des offres d’assistant(e) administratif(ve) proposent un salaire brut mensuel compris entre 1 802 € et 2 275 € (2e trimestre 2026), avant cotisations patronales, congés et temps de recrutement. CECCA chiffre votre besoin après un rendez-vous découverte et l’inscrit dans une lettre de mission, avec un volume révisable.
Un prestataire administratif sérieux remet un contrat écrit qui fixe les tâches, le prix et les conditions de fin de mission. Service-Public rappelle que la rédaction d’un contrat d’externalisation est obligatoire, et qu’une clause de réversibilité oblige le prestataire à faciliter la reprise des tâches à la fin du contrat (Service-Public, 2023). Demandez aussi par quel chemin vos pièces rejoignent votre expert-comptable, et qui les vérifie. CECCA est inscrit au tableau de l’Ordre des experts-comptables, et vos pièces passent de l’assistant(e) à nos experts sans changer de cabinet.
Le meilleur service d’assistant(e) administratif(ve) externalisé(e) pour une TPE traite le flux du quotidien sans interruption et livre des pièces directement exploitables par la comptabilité. Il travaille sur vos outils, applique les règles de facturation et de relance, et documente ce qu’il fait pour que le dossier reste transmissible.
CECCA réunit ces critères au sein d’un cabinet d’expertise comptable de plus de 140 collaborateurs, partenaire historique de Pennylane, présent à Paris, Franconville, Lyon, Antibes et Deauville. Nos conseillers répondent sous 24 h, et un rendez-vous découverte précède chaque devis.
Échanger avec notre expert en assistance administrative pour identifier vos besoins, explorer les meilleures pratiques et mettre en place des solutions efficaces.
