Comment effectuer une relance de facture impayée à un client ?

Vous avez lancé votre activité il y a peu et c’est avec une rapidité folle que vous avez réussi à faire signer à vos prospects de beaux devis qui promettent un avenir radieux à votre entreprise. Seulement, une fois venu le temps de payer la facture, du retard s’accumule et vous voilà obligé d’effectuer une relance à votre client.

Pas d’inquiétude, la relance est monnaie courante pour de nombreuses entreprises. Il ne faut donc pas en avoir peur mais simplement respecter quelques règles qui vous permettront d’effectuer une relance efficace.

Relancer au bon moment

“Rien ne sert de courir ; il faut partir à point“, cette citation de Jean de la Fontaine convient parfaitement à la situation de la relance. Ne relancez ni trop tôt, ni trop tard et faites-le en pensant aussi bien au client qu’à vos finances. Établissez une date à laquelle vous serez certain de ne pas brusquer votre client en lui faisant une relance trop pressée ou à l’inverse à laquelle vous pouvez encore vous retourner sans vous mettre mal financièrement. Cette date doit être pensée en amont, au moment de l’établissement de la facture et de la date limite de paiement.

Bien choisir son outil de communication pour la relance

Email, téléphone, lettre, Snapchat, pigeon voyageur… Utiliser l’outil de communication sur lequel vous êtes le plus à l’aise. Si vous n’avez pas de préférence, sachez que l’e-mail comme première relance permet d’être peu intrusif, tandis que le téléphone permettra une communication plus directe par la suite. Enfin, la lettre recommandée peut-être utilisée en cas de force majeure si votre client fait la sourde oreille et pourra être utilisée comme preuve si vous engagez des poursuites par la suite.

Écouter son client

Un bon chef d’entreprise se doit d’être à l’écoute de ses clients. Essayez de comprendre les raisons du retard de paiement de manière douce et calme. Ne soyez pas trop autoritaire dès la première relance au risque de fermer le client, qui, s’il finira par vous payer, n’aura peut-être plus envie de travailler avec vous par la suite. L’écoute permet aussi de trouver des arrangements qui pourront donner plus de temps à votre client tout en vous permettant de récupérer petit à petit ce qu’il vous doit (ex: échéancier, paiement en plusieurs fois avec ou sans frais…).

Faire appel à un logiciel de comptable efficace

Gérer ses relances et les dates de facturation en lien avec les devis réalisés n’est pas toujours chose facile. C’est pourquoi, chez CECCA, nous avons décidé de collaborer avec Quickbooks, le logiciel qui simplifie votre comptabilité et votre facturation. Grâce à Quickbooks vous pourrez ainsi créer et personnaliser vos devis, les transformer en facture puis gérer directement via l’outil vos relances clients. Pratique n’est-ce pas ?