Notes de frais sur Pennylane : gérez vos dépenses professionnelles sans perdre le fil
Un collaborateur avance 47 euros pour un déjeuner client, un autre règle un péage avec sa carte personnelle, un troisième se retrouve avec un ticket de caisse froissé au fond de sa poche. Chaque semaine, ce sont des dizaines de dépenses professionnelles qui doivent remonter, être vérifiées, validées et remboursées.
Trop manuel, trop fragmenté, trop chronophage et les justificatifs s'égarent, les délais de remboursement s'allongent et personne ne sait vraiment, en temps réel, ce que l'entreprise a dépensé.
Pennylane change la donne. La plateforme structure l'ensemble des notes de frais en entreprise, de la création par le collaborateur jusqu'au remboursement des dépenses professionnelles, avec un suivi clair à chaque étape, notamment lorsqu'elle est déployée avec l'accompagnement d'un expert-comptable spécialisé Pennylane. Depuis l'entrée en vigueur progressive de la réforme de la facturation électronique à partir de 2026, ce sujet est devenu encore plus stratégique pour les dirigeants et leurs équipes.
Découvrez en détail la gestion des notes de frais
Ce que recouvre réellement une note de frais
Avant d'aller plus loin, posons le cadre. Une note de frais désigne une dépense professionnelle réglée par un collaborateur avec ses propres moyens, qu'il soumet ensuite à son employeur pour être remboursé. Les frais de repas, les frais de transport, les frais de déplacement, l'hébergement, le matériel : les situations sont variées, mais le principe est le même.
Ce qui change avec la gestion de notes de frais sur Pennylane, c'est la façon dont ce circuit est organisé. Chaque note de frais dispose d'un statut précis : à compléter, à valider, à rembourser, remboursé ou refusé. À tout moment, le collaborateur sait où en est sa demande. Le valideur sait ce qu'il doit traiter. Le dirigeant ou le responsable administratif garde une vue d'ensemble.
Ce n'est pas un gadget. C'est une question de pilotage. Des frais professionnels non tracés, c'est un résultat financier moins fiable et une trésorerie que l'on surveille moins bien.
Lire aussi : Compte Pro Pennylane : ce que ça change vraiment pour votre pilotage financierCréer une note de frais : deux minutes, pas trente
Depuis un ordinateur, le collaborateur clique sur + Note de frais, importe son justificatif (facture, ticket de caisse) et laisse l'OCR de Pennylane faire le travail. L'outil analyse automatiquement le document et pré-remplit les champs : montant, date, fournisseur. Il reste à vérifier les informations, renseigner le motif et le type de frais, puis soumettre une note de frais.
Depuis l'application mobile Pennylane, le principe est identique. Le collaborateur prend son justificatif en photo au moment même de la dépense. Pennylane lit le document, propose les informations détectées, et la note est soumise en quelques secondes.
Deux points importants à retenir. Le motif et le type de frais sont obligatoires pour soumettre une note de frais. Sans ces éléments, la soumission est bloquée, ce qui évite les erreurs de saisie et les dossiers incomplets qui ralentissent ensuite la validation. Les types de dépense disponibles peuvent être enrichis : si votre entreprise travaille régulièrement avec certains fournisseurs, il est possible de les ajouter à la liste depuis la fiche fournisseur dans le module Achats.
Vous recherchez un expert-comptable spécialisé Pennylane ?
Faites confiance à un cabinet pionnier de l’écosystème Pennylane.
Le cabinet CECCA fait partie des 10 premiers cabinets partenaires historique de Pennylane.
Nous accompagnons les dirigeants dans la digitalisation de leur gestion comptable, financière et administrative avec une expertise reconnue de l’outil.
Valider et rembourser : le rôle du gestionnaire
Du côté du responsable ou de l'administrateur, gérer les notes de frais se fait directement sur Pennylane, depuis le module Achats > Notes de frais. Une vue complète affiche l'ensemble des notes de frais soumises, avec la possibilité de filtrer par statut : à valider, acceptées, à rembourser, remboursées, refusées.
Dès qu'une note de frais est soumise par un collaborateur, une notification arrive dans Pennylane. Pas besoin de fouiller dans les emails ou de relancer quelqu'un.
Pour chaque note, le valideur accède au justificatif, au montant, à la date, au type de dépense et au motif. Il peut valider ou refuser, et échanger avec le collaborateur via les commentaires en mentionnant la personne concernée avec le symbole @ pour la notifier.
La validation des notes de frais déclenchée, rembourser les notes de frais s'effectue grâce au Compte Pro Pennylane ou par paiement XML. Il suffit de sélectionner plusieurs notes de frais et de déclencher le remboursement. Le statut passe alors à Remboursé.
Il est également possible de basculer une facture fournisseur classique en note de frais, si un collaborateur a payé avec ses moyens personnels sans que le document ait été créé depuis le module dédié. L'action se fait depuis la facture concernée, via Actions > Déplacer vers les notes de frais, en attribuant ensuite la dépense au bon salarié.
Lire aussi : Pennylane x Salesforce : connecter votre CRM à votre facturationFacturation électronique 2026 : ce qui change pour vos notes de frais
La réforme de la facturation électronique entre progressivement en vigueur à partir de 2026. Elle impose aux entreprises assujetties à la TVA de recevoir, et progressivement d'émettre, des factures sous format électronique via des plateformes homologuées. Ce changement a des conséquences directes sur la gestion des dépenses professionnelles.
Pennylane a intégré ces nouvelles règles dans son module Notes de frais. Voici les quatre situations à maîtriser.
Un collaborateur demande une facture au nom de l'entreprise
C'est le cas le plus structuré et le plus efficace. Le collaborateur communique au fournisseur deux informations : le SIREN de l'entreprise et son numéro d'employé (matricule). Le fournisseur émet alors une facture électronique au nom de l'entreprise. Cette facture arrive automatiquement dans Pennylane et se rattache à la note de frais du collaborateur. Aucune action manuelle n'est nécessaire.
Une précaution pratique : ces informations peuvent être enregistrées dans le wallet du téléphone pour les présenter rapidement en caisse ou à l'hôtel.
Si le fournisseur ne renseigne pas le matricule ou se trompe, Pennylane prend le relais. En cas d'absence de matricule, la facture est redirigée vers les factures fournisseurs classiques, sans perte de document. En cas de matricule incorrect, Pennylane envoie une alerte email pour permettre l'attribution manuelle.
Un collaborateur reçoit un simple ticket de caisse
Ici, pas de facture électronique. Le collaborateur transmet son justificatif via l'onglet Notes de frais de Pennylane, selon le processus habituel décrit plus haut. Rien ne change pour ce type de situation.
Les frais de déplacement : péages autoroutiers
Il est généralement impossible de communiquer ses informations de facturation à un péage. Ce type de dépense professionnelle reste donc traité comme avant : note de frais si le collaborateur a payé avec sa carte personnelle, justificatif d'achat classique s'il a utilisé une carte professionnelle. Aucun changement à prévoir.
Les frais de repas d'affaires
Deux seuils s'appliquent. Pour une note inférieure à 150 € HT, le collaborateur a le choix : ne pas demander de facture (traitement habituel) ou en demander une si le restaurant peut l'émettre. Pour une note supérieure à 150 € HT, le fournisseur a l'obligation légale d'émettre une facture électronique. Le circuit suit alors le processus de la facturation électronique ou de la note de frais électronique.
Ce seuil de 150 € HT est une limite à connaître. Il détermine les obligations du fournisseur, pas seulement votre politique de frais interne.
Lire aussi : Tarifs Pennylane 2026 : prix, abonnements et plan adapté à votre entrepriseCe que Pennylane évite concrètement
Deux risques sont automatiquement gérés par la plateforme.
Le premier est le doublon. Si un collaborateur prend une photo de son justificatif alors qu'une facture électronique a déjà été reçue pour la même dépense, Pennylane détecte le doublon et fusionne automatiquement les documents. Pas de double remboursement possible.
Le deuxième concerne la valeur probante. En cas de coexistence entre une facture électronique et un justificatif photo, c'est la facture électronique qui fait foi pour la TVA et le remboursement. Ce n'est pas un détail : c'est une règle fiscale.
Gérer les notes de frais grâce à Pennylane, c'est aussi moins d'allers-retours entre collaborateurs et gestionnaires, moins d'erreurs à éviter en fin de mois, et des délais de remboursement significativement réduits.
Préparer vos équipes avant 2026
La réforme ne s'applique pas du jour au lendemain, mais elle s'approche. Les entreprises qui anticipent maintenant gagnent sur deux fronts : elles habituent leurs collaborateurs aux nouveaux réflexes (communiquer le SIREN et le matricule au moment du paiement) et elles sécurisent leurs processus avant que le cadre légal les y contraigne.
Concrètement, cela passe par quelques actions simples : s'assurer que chaque collaborateur connaît son matricule dans Pennylane, créer un circuit de validation adapté à votre organisation, et paramétrer les demandes de remboursement pour qu'elles ne s'accumulent pas.
Comment CECCA vous accompagne sur Pennylane
Pennylane est l'un des outils que nos experts utilisent quotidiennement avec les dirigeants que nous accompagnons. Pas pour faire de la saisie mais pour donner une vision fiable des frais professionnels, structurer les circuits de validation et préparer les équipes aux changements réglementaires comme la facturation électronique. Pour ce faire nos intégrateur Pennylane discutent avec vous afin de comprendre vos besoins et paramétrer la solution pour répondre à vos attentes.
Un expert dédié Pennylane connaît votre dossier, votre secteur et vos outils. Il anticipe les questions qui ralentissent votre gestion et vous aide à éviter que des sujets comme les notes de frais en entreprise deviennent des angles morts de votre pilotage financier.
Fondé en 2001, CECCA accompagne plus de 3 500 dirigeants dans 7 cabinets en France. Réponse garantie sous 48 h.
Réservez un appel stratégique avec un expert reconnu !
Échanger avec un expert pour identifier vos besoins, explorer les meilleures pratiques et mettre en place des solutions efficaces.
Vos questions sur les notes de frais sur Pennylane
Tout collaborateur avec le rôle Employé peut créer et soumettre leurs notes de frais. Les approbateurs peuvent en plus créer des notes pour d’autres membres de leur équipe et valider les notes de frais qui leur sont assignées. Les gestionnaires et administrateurs accèdent à l’ensemble des notes de frais depuis Achats > Notes de frais.
Le motif de la dépense et le type de frais sont obligatoires. Sans ces deux éléments, la soumission est bloquée. Les autres informations (collaborateur concerné, équipe, date) doivent également être renseignées ou vérifiées avant envoi.
Une fois soumise, chaque note de frais entre dans un circuit de validation. Le valideur reçoit une notification directement sur Pennylane, accède au justificatif et aux informations de la dépense, puis valide ou refuse. Il peut également échanger avec le collaborateur via les commentaires en utilisant la mention @ pour le notifier.
Les demandes de remboursement validées peuvent être traitées grâce au Compte Pro Pennylane ou par paiement XML. Il suffit de sélectionner les notes concernées et de déclencher le remboursement. Le statut passe ensuite à Remboursé.
La suppression est possible depuis l’onglet Notes de frais : il suffit de cocher la case à gauche de la note concernée et de cliquer sur la corbeille rouge. Si la note est déjà au statut Remboursé, il faut d’abord détacher la transaction du justificatif avant de pouvoir la supprimer.
À partir de 2026, certaines dépenses professionnelles donneront lieu à des factures électroniques émises directement au nom de l’entreprise. Pour en bénéficier, le collaborateur doit communiquer au fournisseur le SIREN de l’entreprise et son numéro d’employé (matricule). La facture arrive alors automatiquement dans Pennylane et se rattache à la note de frais. Pour les dépenses sans facture (ticket de caisse, péage), le processus habituel reste inchangé.
La facture est automatiquement redirigée vers les factures fournisseurs classiques. Aucun document n’est perdu. L’administrateur peut ensuite requalifier la facture en note de frais depuis le module Achats, en l’attribuant au bon collaborateur.
Pennylane envoie une alerte email automatique. Depuis cet email, il est possible de cliquer sur Attribuer la dépense et de sélectionner le bon collaborateur dans la liste pour débloquer le traitement.
Ce seuil concerne spécifiquement les frais de repas. En dessous de 150 € HT, le fournisseur n’est pas obligé d’émettre une facture électronique. Au-delà, cette obligation s’impose légalement. Pour les autres types de frais (transport, hébergement, péages), les règles sont différentes.
Pennylane détecte automatiquement le doublon et fusionne les deux documents. La facture électronique fait foi pour la TVA et le remboursement des dépenses professionnelles. Aucune action manuelle n’est nécessaire.
La fonctionnalité est disponible pour les abonnements Essentiel et Premium de Pennylane. Il convient de vérifier votre abonnement actuel avant d’activer le module.
Nos experts accompagnent les dirigeants sur le paramétrage des circuits de validation, la formation des équipes aux bons réflexes (notamment pour la facturation électronique) et l’intégration des données de dépenses dans le pilotage financier global. L’objectif : que la gestion de notes de frais ne soit plus un angle mort, mais une donnée fiable et traçable.
Cet article vous a été utile ?
N'hésitez pas à lui donner des étoiles !
