Si votre salarié utilise un moyen de transport public pour se rendre sur son lieu de travail, le remboursement partiel de ses frais de transport est obligatoire. Quel est le montant du remboursement ? Quel justificatif devez-vous demander ? Quels moyens de transport sont concernés ? On vous dit tout.
Les moyens de transport concernés
Il est d’abord utilise de préciser que toutes les entreprises, sans aucune exception, se doivent de prendre en charge une partie des frais de transport de leurs employés. Cette obligation est valable pour tous les transports publics que votre salarié peut emprunter pour se rendre au travail : métro, RER, Transilien, vélo loué grâce à un service public de location de vélo, bus…
Pour que le remboursement soit enclenché, il faut que le salarié dispose d’une « carte ou d’un abonnement annuel, mensuel, hebdomadaire » à un service de transport public (RATP, SNCF, Vélib…) qui justifie ses déplacements et qu’il devra vous présenter à la fin de chaque mois ou de chaque semaine. Les tickets pris à l’unité ne peuvent faire l’objet d’un remboursement et les trajets effectués avec un véhicule personnel peuvent être pris en charge sous certaines conditions que nous verrons plus loin.
Le montant du remboursement
Une fois que votre salarié vous a remis son justificatif de transport, vous devez procéder à son remboursement dans les meilleurs délais. Votre participation sera de 50% du montant de l’abonnement si votre employé effectue « au minimum la moitié de la durée légale ou conventionnelle hebdomadaire de travail ». Dans le cas où sa durée de travail est inférieure, le montant de la prise en charge sera calculée au prorata des heures travaillées.
Bon à savoir : cette prise en charge n’entre pas dans le calcul des cotisations sociales et si votre salarié perçoit déjà des indemnités qui couvrent à 50% ou plus ses déplacements, vous n’êtes pas dans l’obligation de lui rembourser son abonnement de transport.
Le remboursement facultatif
Si votre salarié utilise un moyen de transport individuel pour venir sur son lieu de travail, vous pouvez procéder au remboursement partiel de ses frais à condition d’avoir mis en place un accord d’entreprise valable pour tous les employés. Concrètement, cette prise en charge peut se faire de trois manières :
- Versement d’une indemnité kilométrique (barème calculé selon les kilomètres parcourus entre le domicile et le lieu de travail)
- Versement d’une prime transport qui sert à couvrir les frais de carburant
- Versement d’un forfait de mobilités durables, créé en mai 2020, qui permet à l’employeur de rembourser les trajets effectués par son salarié s’il utilise les moyens de transports suivants : covoiturage, vélo, transports publics non cités ci-dessus…
Pour en savoir plus sur la prise en charge des frais de transport de vos salariés, rendez-vous sur le site du Ministère de l’économie, de la relance et des finances.
Et si vous vous mettiez au vélo de fonction ? Des aides sont disponibles.
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