Facturation électronique : pourquoi et comment passer à la e-facture ?
La facture électronique est en train de devenir la norme en matière de facturation. En effet, de nombreuses entreprises ont déjà adopté ce mode de facturation, notamment pour des raisons de simplicité et de gain de temps.
Une facture électronique est un document électronique signé en bonne foi par le fournisseur de biens ou de services.
Si vous êtes encore hésitant, voici quelques éléments qui pourraient vous convaincre de passer à la e-facture dès à présent.
Qui est concerné par la dématérialisation des factures ?
Depuis le 1er janvier 2020, toutes les entreprises traitant avec le secteur public, quelle que soit leur taille, doivent envoyer leurs factures par voie électronique.
En France, Chorus Pro est le portail unique pour toutes les entités publiques. Les entités publiques sont adressées par son intermédiaire. Le portail public de facturation est un service en ligne qui permet aux entreprises de facturer éléctroniquement leurs clients.
À partir de 2026, les entreprises privées devront être en mesure de recevoir des factures électroniques et devront être en mesure d’envoyer des factures électroniques à l’administration fiscale. Entre 2026 et 2027, il y aura également une obligation progressive de transmettre les factures et certaines de leurs données aux autorités fiscales.
2026-2027 : la facturation électronique obligatoire pour tous !
Comment préparer l’évolution règlementaire ?
Nos experts répondent à vos questions :
C’est quoi une facture en format électronique ?
La facture électronique est un flux de factures créées, transmises, reçues et archivées sous forme numérique, comme le précise l’article 289 VI du Code général des impôts. Outre sa définition technologique, elle est également décrite en fonction de son contenu (informations et mentions obligatoires) et de son contenant (un fichier numérique). La facture électronique comporte les mêmes informations que la facture papier classique : la date, les identités du vendeur et de l’acheteur, les prix HT et TTC, etc.
Le contenant peut être de plusieurs types : un fichier adhérant aux normes d’échange de données électroniques établies par l’administration fiscale (EDI) ; un document PDF non structuré et non éditable (couramment utilisé pour les PDF) ; un fichier mixte contenant des données structurées (directement utilisables par la machine) dans un document non structuré (plus lisible pour l’homme).
Le dispositif de facture électronique permet aux entreprises de simplifier et d’accélérer leurs processus de facturation, gains de productivité.
Facturation classique ou E facture : quelles différences ?
La facture électronique est donc l’alternative aux factures classiques (papier, pdf, etc.), qui a commencée à être utilisée ces dernières années avec l’essor des factures numériques. A l’heure actuelle, ces deux types de récépissés, qui ont la même validité juridique, coexistent encore. Il suffit de se rendre dans n’importe quelle petite entreprise où les factures et les reçus en papier, ainsi que leur commande et leur enregistrement dans ce format, sont encore utilisés.
Toutefois, conformément aux données, aux tendances et à la réglementation elle-même, , il semble que nous soyons déjà plongés dans le remplacement de la facturation conventionnelle par la facturation électronique.
Pourquoi la facture électronique est-elle importante ?
La facturation électronique est importante pour de nombreuses raisons. Tout d’abord, elle permet de gagner du temps et de l’argent. Le processus de saisie manuelle des factures dans un logiciel de comptabilité ou la création de factures papier peuvent prendre des heures. Certains secteurs, comme celui des soins de santé, sont tenus par la loi d’envoyer leurs factures aux clients sous forme papier. Les factures peuvent également être coûteuses si vous utilisez un logiciel de comptabilité. Ces applications sont conçues pour gérer les finances d’une entreprise, mais l’interface peut être difficile à utiliser pour beaucoup d’entrepreneurs. Il est également plus facile de suivre l’état des factures en souffrance avec les systèmes électroniques.
Pour passer à la facturation électronique, faites-vous accompagner !
Avantages de la facture électronique (E invoicing) pour les entreprises
Pour les entreprises, les logiciels de facturation électronique offrent de nombreux avantages, notamment une meilleure gestion des flux de trésorerie et un rapprochement plus rapide.
Voici d’autres avantages de la facturation électronique :
- Une plus grande visibilité – Vous aurez une image plus complète de vos comptes clients, et vous saurez quels clients ont payé et lesquels sont en retard dans leurs paiements.
- Précision – Les erreurs sont moins nombreuses avec un système électronique, car vous ne vous fiez pas à l’écriture manuscrite ou à la saisie de données.
- Responsabilité – Vous serez en mesure de voir si un client a consulté une facture, ce qui vous aidera à gérer les litiges potentiels.
- Meilleure expérience client – Les clients apprécient la rapidité des délais de paiement et la facilité des options de paiement.
- Réduction des coûts – Vous pouvez éviter les coûts d’impression et d’envoi, qui peuvent s’accumuler au fil du temps.
- Des opérations plus efficaces – Le personnel de la comptabilité, du service clientèle et des opérations peut consacrer moins de temps aux tâches administratives.
La facture électronique permet aux entreprises de gagner du temps et de l’argent grâce au E-reporting.
Comment envoyer et recevoir des factures électroniques ?
Vous pouvez envoyer une facture format électronique à vos clients, ou demander à vos clients de vous envoyer la facture par courrier électronique. Certaines solutions de facturation électronique peuvent être utilisées pour envoyer et recevoir des factures. Vous pouvez également utiliser un système numérique de gestion des factures, qui peut être intégré à votre logiciel de comptabilité. Le traitement des factures électroniques est plus rapide et plus sûr que le traitement des factures papier.
. Lorsque vous recevez une facture d’un client, vous pouvez soit saisir les informations manuellement dans votre logiciel de comptabilité pour le traitement des factures, soit utiliser le système de gestion des factures numériques pour importer les données dans votre système.
. Si vous ne disposez pas d’un logiciel de comptabilité, vous pouvez utiliser un système de gestion des factures numériques pour envoyer et recevoir des factures formats électroniques.
. Vous pouvez également utiliser une solution de facturation électronique comme portail client. Cela donne à vos clients la possibilité de créer et d’envoyer une facture directement depuis leur compte.
. Vous pouvez également utiliser une solution de facturation électronique pour envoyer un devis et collecter les paiements par voie électronique
La facturation électronique possède ainsi 4 objectifs principaux et non des moindres.
- Elle veut simplifier la vie des entreprises et renforcer leur compétitivité.
- Elle espère fluidifier les obligations déclaratives en matière de TVA.
- Elle compte améliorer efficacement la détection de la fraude.
- Elle tient à améliorer la connaissance en temps réel de l’activité des entreprises concernées.
Obligation dématérialisation
Comment se préparer au changement ?
Quelle est la réglementation et les modalités concernant la facturation électronique et les obligations du E Reporting ?
Afin de garantir le passage à la facturation électronique des entreprises dans les meilleures conditions possibles, la loi de finances pour 2024 a fixé un nouveau calendrier d’application de cette réforme.
L’obligation d’émettre des factures électroniques se fera :
- le 1er septembre 2026 pour les grandes entreprises et les entreprises de taille intermédiaire (ETI) ;
- le 1er septembre 2027 pour les petites et moyennes entreprises (PME) et les micro-entreprises.
L’obligation de recevoir des factures électroniques s’appliquera pour l’ensemble des entreprises dès le 1er septembre 2026.
Les dates fixées par ce calendrier ne pourront être repoussées, le cas échéant, que de 6 mois maximum.
Les critères de choix d’une plateforme de facture électronique
Avant de mettre en œuvre une solution de facture format électronique pour votre entreprise, vous devez choisir un logiciel de facturation électronique. Lors du choix d’une solution de facturation électronique, vous devez tenir compte de ce qui suit :
– La facilité de mise en œuvre : Combien de temps faudra-t-il pour intégrer la solution dans votre entreprise ? Quelles sont les compétences requises ?
– La tarification : Y a-t-il des coûts à long terme associés à la solution ? Y a-t-il des frais par utilisateur ?
– Fonctionnalité : La solution est-elle robuste ? Quelles sont les caractéristiques qu’elle offre ?
– Expérience de l’utilisateur : La solution est-elle facile à utiliser ? Une formation est-elle nécessaire ?
– Assistance : Quel type d’assistance est disponible ? Quel est le temps de réponse typique pour les tickets ? – Sécurité – La solution est-elle sûre ? Répond-elle aux exigences de conformité de votre secteur ?
– Transmission : la capacité à échanger, de façon sécurisée et automatisée.
Facturation électronique : les plateformes PDP au cœur de la réforme
La facturation électronique profite aux entreprises en rationalisant les processus de facturation et de comptes créditeurs. Les factures sont envoyées sous forme de fichiers numériques qui peuvent être suivis.
Grâce à ces fonctions de suivi, vous pouvez déterminer si et quand un client a reçu et payé la facture. Ce processus peut vous aider à gérer la trésorerie de votre entreprise en vous permettant de suivre les créances. Il facilite également les rapprochements interentreprises, car les données sont numériques. En automatisant le processus de facturation, vous pouvez libérer le temps de vos employés pour des tâches plus importantes qui soutiennent la croissance de votre entreprise.
Comment archiver les factures dématérialisées ?
Vous craignez pour la protection des données personnelles avec la facture électronique ? Pour les particuliers, le système d’e-reporting vous ôte le doute. En effet les informations B to C transmises à l’administration fiscale ne sont ni individualisées, ni nominatives.
Lorsqu’une facture est déposée sur Chorus Pro, le portail la stocke dans ATLAS, silo d’archivage de la DGFiP. En parallèle, la facture est adressée à la collectivité ou à l’établissement public local qui va l’intégrer dans son système d’information avant de la transmettre à son comptable assignataire, via un PES PJ à l’appui d’un mandat. Lors de l’intégration du mandat dans Hélios, la pièce justificative, à savoir la facture, est dirigée vers ATLAS. La période de conservation est de 10 ans dans ATLAS et, à ce titre, accessibles aux fournisseurs depuis Chorus Pro. Parallèlement, la DGFiP offrira aux collectivités qui le souhaitent la possibilité d’accéder gratuitement aux pièces justificatives et comptables (dont les factures des fournisseurs) stockées dans Atlas, via un outil dénommé « outil de recherche et de consultation » (ORC) qui sera prochainement mis à disposition. La durée de conservation sera également de 10 ans, en cohérence avec la durée d’utilité administrative prévue par l’instruction n°DAF/DPACI/RES/2008/008 du Service interministériel des archives de France.
Pour l’e-invoicing, donc la facturation entre entreprises françaises, les éléments communiqués à l’administration fiscale correspondent à ceux qui figurent déjà sur les factures papier ou forme dématérialisée. Enfin, les plateformes de dématérialisation sont soumises au secret professionnel. Elles doivent obtenir un agrément valable 3 ans à condition notamment de respecter le RGPD (suivre le calendrier de la réforme)
L’archivage de la facture électronique signifie donc plus de sécurité dans la conservation de vos documents. Vous facilitez aussi le travail de ceux qui ont besoin de consulter les pièces comptables archivées. Ne négligez pas toutefois de gérer méticuleusement les accès à la plateforme que vous avez choisie.
Vous voulez en savoir plus sur les règles et obligations qui s’imposent à vous en matière de facturation électronique ?
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