En entreprise, la conformité obligatoire au Règlement Général sur la Protection des Données personnelles (RGPD) est souvent perçue comme une contrainte chronophage et coûteuse, surtout pour des TPE/PME. Pourtant, se conformer à cette obligation présente aussi de nombreux avantages : réduire les risques, se démarquer de la concurrence, attirer les talents, innover sur le traitement des données…. Conscient de ces bénéfices pour votre business, CECCA fait le point pour vous accompagner au mieux dans votre conformité RGPD.
Le RGPD pour les PME, c’est quoi ?
Entré en vigueur en 2018, le règlement général de protection des données (RGPD) est un texte réglementaire européen encadrant le traitement des données personnelles dans l’Union européenne (UE). Comme toutes les entreprises françaises, les TPE et PME doivent respecter cette réglementation qui vise à renforcer la protection des données collectées, à limiter le type d’informations détenues, à améliorer les droits des personnes quant à la gestion de leurs informations personnelles (nom, numéro de téléphone, numéro de sécurité sociale,….) en responsabilisant les entreprises traitant ces données. En clair, le RGPD encadre les informations que vous détenez sur vos clients, collaborateurs et fournisseurs. Ainsi, par exemple, vous ne pouvez pas inclure n’importe quelle information dans vos fichiers clients, filmer les visages de vos clients ou collaborateurs avec des caméras de surveillance sans process approuvé, ou envoyer des prospections commerciales par courrier sans accord…
Concrètement, que faire pour respecter le RGPD quand on est une TPE/PME ?
Pour résumer simplement, le RGPD : celui-ci demande aux entreprises une totale transparence sur l’usage des données. Cela signifie que l’information recueillie doit être prévue systématiquement et, le cas échéant, requérir un consentement écrit de la part des personnes concernées. Les entreprises sont aussi tenues de savoir précisément où sont stockées les données personnelles collectées, en privilégiant le territoire de l’Union Européenne afin de réduire les risques de fuite de données ou d’utilisation malveillante dans des pays où la réglementation n’est pas si protectrice. En cas de violation des informations collectées, les entreprises ont un délai de 72 heures pour informer la CNIL ainsi que les personnes concernées dans le cas où cette violation constitue un risque élevé pour la vie privée des personnes concernées (par exemples, des fuites de données de santé, bancaires, etc).
Protéger les données, une protection pour tous
Le RGPD permet donc de protéger les informations des consommateurs, des clients et fournisseurs des entreprises, mais il est aussi un protecteur de l’activité des entreprises, surtout des TPE/PME. En effet, les attendus de la conformité RGPD requièrent une vigilance absolue sur la sécurité des systèmes d’information afin que les données sensibles (fichiers clients, contrats, projets en cours…) ne soient pas dérobées par un tiers malveillant lors d’une cyberattaque ou la perte d’un ordinateur par exemple et utilisées contre les personnes concernées.
Conformité RGPD : réduire les risques financiers et réputationnels
Une mise en conformité RGPD oblige le chef d’entreprise à prendre conscience de ces risques de cyberattaques et du devoir de protection qui en découle. Un audit de cybersécurité est d’ailleurs souvent entrepris dans ce cadre, afin de réduire les risques de cyber-rançon qui peuvent constituer pour l’entreprise, un grave préjudice financier et réputationnel en fonction de son activité. Les clients et les collaborateurs sont aujourd’hui sensibles à la protection de leurs données et attendent de leur prestataire et employeurs qu’ils mettent tout en œuvre pour la garantir. De plus, les sanctions financières de la CNIL en 2023 pour défaut de respect du RGPD commencent à tomber parmi les PME. Des médecins, opticiens, entreprises de location de scooteurs électriques ont été condamnés en 2023 à des amendes allant de 3.000 à 20.000 euros.
Formaliser votre mise en conformité RGPD, un critère RSE important pour les gros donneurs d’ordre
Enfin, formaliser votre conformité RGPD sera aussi un avantage concurrentiel. En effet, les grands donneurs d’ordre soumis au devoir de vigilance demandent de plus en plus à leur fournisseur des garanties quant à leur conformité RGPD. Avoir un politique RGPD structurée, voire un label RGPD vous permettra de répondre aux attentes de vos clients et de vous positionner comme entreprise fiable et précurseur sur le sujet de la cybersécurité. Un label RGPD vous permettra également d’augmenter votre scoring RSE auprès de certaines certifications dont les grands donneurs d’ordre privés sont friands comme Ecovadis ou BCorp par exemple.
Vous souhaitez en savoir plus et vous assurer que votre entreprise respecte le RGPD ? Vous pouvez consulter la Check List de la CNIL destinée aux TPE/PME pour vous aider à y voir plus clair
Avec CECCA, la RGPD de votre entreprise est en conformité
Vous n’avez pas le temps de gérer cette réglementation technique, CECCA peut vous accompagner dans votre conformité RGPD avec sa cellule RSE. N’hésitez pas à contacter votre coach CECCA ou à nous contacter sur rse@cecca.fr
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