Tout savoir sur la mise à disposition d’un véhicule de fonction dans le BTP

La mise à disposition d’un véhicule de fonction est une pratique courante dans le BTP. Mais comment cet avantage se traduit-il ? Qu’est-ce que cela implique pour l’employeur d’une entreprise du bâtiment ? CECCA revient sur toutes les règles pour les employeurs qui encadrent la mise à disposition d’un véhicule de fonction dans le BTP. 

Voiture de fonction ou véhicule de service, quelle différence ?

Quand un employeur met à disposition de manière permanente un véhicule à un salarié pour un usage privé, en dehors des heures de travail, c’est un véhicule de fonction. Cela constitue un avantage en nature. Cependant, si le salarié doit restituer le véhicule pendant les périodes de repos et les congés, ou s’il est interdit d’utiliser le véhicule pendant ces périodes, il n’y a pas d’avantage en nature à évaluer, c’est un véhicule de service, à usage strictement professionnel.

La mise à disposition d’un véhicule dans le BTP

Mise à disposition d’un véhicule de service sur les chantiers

Lorsque des déplacements professionnels sont nécessaires au-delà du trajet domicile-lieu de travail prévu au contrat, c’est normalement à l’employeur d’en assumer les coûts. Mais comment simplifier la gestion des frais de déplacement, notamment pour un chef de chantier qui doit superviser plusieurs sites ? De nombreuses entreprises du BTP ont trouvé la solution : elles mettent à disposition un véhicule de service, accompagné d’une carte carburant.

Grâce à cette mise à disposition, un professionnel du bâtiment, tel que le chef de chantier par exemple, peut se déplacer en toute liberté d’un chantier à l’autre, sans avoir à supporter les frais de déplacement personnel. L’employeur n’a donc aucune obligation de rembourser ces frais.

Chaque jour, le chef de chantier se rend au siège de l’entreprise avec son propre véhicule, récupère le véhicule de service et le redépose en fin de journée. Cette approche évite les tracas liés à la gestion des notes de frais et facilite la vie professionnelle du chef de chantier.

Cette pratique ne présente aucun risque de redressement URSSAF ou de réclamation de la part du salarié. En effet, l’employeur respecte ses obligations en matière de remboursement des frais de déplacement, tout en offrant une solution pratique et avantageuse pour le salarié.

Mise à disposition d’un véhicule de service pour les trajets domicile-travail dans le BTP

En plus de la mise à disposition du lieu de travail-chantiers, il arrive que les employeurs permettent aux salariés d’utiliser le véhicule de service pour leurs trajets entre leur domicile et leur lieu de travail. Cela signifie que le salarié peut garder le véhicule chez lui chaque soir et n’a pas besoin de passer par le siège de l’entreprise.

Cette mise à disposition du véhicule uniquement pour les trajets domicile-travail est considérée comme un avantage en nature pour le salarié. En conséquence, des cotisations sociales doivent normalement être payées. Cependant, l’URSSAF accorde une exonération de paiement de ces cotisations dans certains cas spécifiques :

• Le véhicule est utilisé exclusivement pour les trajets domicile-travail et pour se rendre sur les différents chantiers.
• Le salarié ramène le véhicule au siège de l’entreprise chaque week-end et lors de ses congés.

Notons que la décision d’accorder cet avantage au salarié revient à l’employeur. De plus, il convient de rappeler que, pour le trajet domicile-siège, seule la prise en charge des frais de transport collectif dans certaines limites est une obligation légale. Ainsi, l’utilisation du véhicule de service pour les trajets personnels demeure à la discrétion de l’employeur.

Gérer les frais de carburant pour les véhicules de service dans le BTP

Lorsque l’employeur décide de ne pas fournir de carte carburant au salarié pour un véhicule de service, il est obligé de l’indemniser pour les frais engagés lors de ses déplacements entre les différents lieux de travail.

Pour simplifier la gestion des notes de frais, il est recommandé d’inclure une clause dans le contrat de travail ou dans un avenant, stipulant qu’une somme forfaitaire sera versée au salarié en contrepartie de la prise en charge de ses frais. 

Cependant, il existe deux conditions à respecter pour que l’employeur soit exempté du remboursement des frais réels et du paiement de cotisations. Tout d’abord, cette somme ne doit pas être “manifestement disproportionnée” par rapport aux frais réels engagés. Il est crucial qu’elle soit considérée comme un remboursement de frais et non comme une rémunération déguisée. De plus, cette somme doit s’ajouter à la rémunération du salarié, qui doit demeurer au moins égale au SMIC en dehors de ce forfait. Si la contrepartie fournie par l’employeur est jugée insuffisante ou non évaluable, le salarié a le droit de demander le remboursement des frais réels sur présentation des factures.

Découvrez toutes les clauses relatives aux véhicules de fonction dans le contrat de travail

Il est possible d’insérer une clause spécifique dans le contrat de travail du salarié pour préciser les modalités de mise à disposition d’une voiture de fonction ou de service. Cette clause peut déterminer si le véhicule est réservé uniquement aux besoins professionnels ou s’il peut également être utilisé à titre privé.

Un règlement d’utilisation peut également être établi au sein de l’entreprise. Auquel cas, le contrat de travail peut y faire référence.

Voici les éléments qui peuvent être mentionnés dans le contrat de travail vis-à-vis d’une mise à disposition de véhicule  :

• Les caractéristiques du ou des véhicules de fonction.
• L’obligation d’être titulaire d’un permis de conduire valide et d’informer l’employeur en cas de suspension, de retrait ou d’annulation du permis, ainsi que des infractions routières liées à l’utilisation du véhicule.
• La distinction entre l’usage professionnel et personnel du véhicule, avec précision que l’usage personnel constitue un avantage en nature.
• Les modalités d’entretien du véhicule.
• Les modalités de restitution du véhicule en cas de rupture du contrat de travail.
• Les obligations d’informer l’employeur ou le service des ressources humaines en cas d’accident ou d’infraction au code de la route.
• Les modalités d’assurance du véhicule et les éventuelles restrictions concernant l’utilisation du véhicule par des tiers (par exemple, les membres de la famille).
• Les dispositions relatives à l’utilisation du véhicule en cas de suspension du contrat de travail (comme un arrêt maladie).
• Les modalités de remboursement des frais engagés, tels que les frais de carburant, de stationnement et de péage, qui peuvent être soumis à la production de factures.

Bon à savoir : la loi interdit l’inclusion d’une clause stipulant qu’une suspension du permis de conduire constituerait automatiquement un motif de licenciement. Ainsi, un licenciement fondé exclusivement sur une telle clause est considéré comme dépourvu de cause réelle et sérieuse.

Gestion sociale : comment la mise à disposition d’une voiture de fonction apparaît-elle sur une fiche de paie ?

Si l’un de vos salariés dispose d’une voiture de fonction, sa fiche de paie doit indiquer l’existence de cet “avantage en nature : véhicule”. Cette mention doit apparaître à deux reprises dans les éléments du bulletin de salaire, car elle fait partie intégrante de la rémunération de l’employé.

Tout d’abord, cette ligne doit figurer en haut de la fiche de paie, où elle sera ajoutée au salaire de base pour calculer le montant total de la rémunération brute du salarié. Ensuite, elle apparaît une seconde fois dans la section relative au total des cotisations et contributions. Cette seconde ligne de la fiche de paie permet de déduire cet avantage du salaire net à payer.

Voilà, vous avez maintenant toutes les informations essentielles pour encadrer de manière optimale la mise à disposition de véhicules pour vos salariés !

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