De nombreuses entreprises du BTP se demandent comment simplifier et rationaliser la gestion de leurs notes de frais. Elles cherchent des solutions pour réduire le temps consacré à cette tâche administrative et minimiser les risques d’erreurs.
Effectivement, la gestion des notes de frais peut rapidement devenir un véritable casse-tête. Entre les dépenses liées aux déplacements, aux fournitures et aux repas… il y a parfois de quoi être débordé.
Voici 4 conseils pour mieux gérer vos notes de frais et réaliser des économies !
Simplifiez la gestion de vos frais professionnels dans le BTP
Dans le domaine du bâtiment et des travaux publics, les dépenses engagées par les salariés dans le cadre de leur activité professionnelle sont monnaie courante. Que ce soit pour les frais de déplacement, les repas pris sur les chantiers ou autres, il est crucial d’établir une politique de gestion rigoureuse des notes de frais. En effet, une bonne maîtrise de ces dépenses permet de contrôler les coûts, de prévenir les abus et d’éviter les ennuis avec l’Urssaf.
Quel choix faire entre le remboursement au réel et le remboursement forfaitaire ?
Pour rembourser les frais professionnels, deux méthodes principales sont couramment utilisées dans le BTP : le remboursement au réel et le remboursement forfaitaire.
- Remboursement au réel : Cette méthode consiste à rembourser les frais engagés par le salarié sur présentation des justificatifs. Elle permet une prise en charge précise des dépenses réelles, garantissant ainsi une équité et une transparence tant pour l’employeur que pour le salarié.
- Remboursement forfaitaire : Cette approche repose sur l’établissement d’un montant forfaitaire fixe pour les frais professionnels, sans nécessité de fournir des justificatifs détaillés. Elle offre une simplification administrative et une prévisibilité budgétaire, facilitant ainsi la gestion au quotidien.
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Pourquoi établir des notes de frais dans le bâtiment ?
Les types de frais peuvent varier en fonction de chaque entreprise et de la nature spécifique des projets, mais en voici 4 que l’on retrouve typiquement dans le secteur du bâtiment :
- Frais de déplacement : Les frais de déplacement constituent une part importante des dépenses dans le BTP. Cela peut inclure les frais d’essence, les péages, les billets de transport en commun, les frais de stationnement, les locations de véhicules ou les frais de taxi liés aux déplacements sur les chantiers ou aux réunions avec les clients.
- Frais de repas : Les frais de repas englobent les dépenses liées aux repas pris à l’extérieur du lieu de travail, que ce soit lors de déplacements professionnels ou lors de réunions avec des clients. Cela peut inclure les frais de restauration, les notes de restaurant ou les frais de repas d’affaires.
- Frais d’hébergement : Dans le cas de projets nécessitant des déplacements de longue durée ou des séjours à l’extérieur de la ville ou du pays, les frais d’hébergement peuvent être pris en charge. Cela comprend les factures d’hôtel, les locations d’appartements temporaires ou les frais de logement pour les équipes travaillant sur des chantiers éloignés.
- Frais de fournitures et d’équipement : Les entreprises du BTP peuvent également avoir des frais de fournitures et d’équipement spécifiques. Cela peut inclure l’achat de matériaux de construction, d’outils, d’équipements de sécurité, de vêtements de travail, de gants, de chaussures de sécurité, etc.
Dans le secteur du bâtiment, la tenue de notes de frais revêt une importance particulière. Elle vous permet d’avoir une vision précise des dépenses engagées par vos salariés et de disposer d’une traçabilité certifiée.
De plus, l’établissement des notes de frais dans le bâtiment permet de respecter les obligations légales en matière de déduction fiscale et de remboursement des dépenses professionnelles. En enregistrant et en justifiant correctement les frais de déplacement, les frais de repas et les frais d’hébergement, vous vous assurez de pouvoir les déduire fiscalement et d’obtenir des remboursements légitimes.
Par ailleurs, la tenue précise des notes de frais contribue à une gestion financière saine de l’entreprise. Elle permet d’identifier les postes de dépenses les plus importants, de détecter d’éventuelles anomalies ou dépenses excessives, et d’ajuster les budgets en conséquence. Cela aide également à évaluer la rentabilité des projets et à prendre des décisions éclairées en matière de gestion des ressources.
Comment gérer efficacement vos notes de frais ?
La clé d’une gestion optimale des notes de frais réside dans la présence d’un maximum d’informations sur ces dernières. Assurez-vous que chaque note de frais contienne des détails essentiels tels que la date, la nature des dépenses engagées, le nombre de kilomètres parcourus, le montant des dépenses, les personnes invitées lors d’un repas ainsi que le motif de l’invitation.
Simplifiez la gestion de vos notes de frais dans le BTP avec les outils proposés par CECCA
Centralisez facilement vos notes de frais
Avec nos outils intuitifs, vous pouvez centraliser et organiser vos notes de frais en toute simplicité. Plus besoin de chercher des reçus égarés ou de jongler entre différents dossiers. Vous disposez d’un espace dédié où vous pouvez télécharger et enregistrer tous vos justificatifs, ce qui facilite la gestion et la consultation ultérieure, de ces notes mais plus globalement, de toute votre comptabilité.
Automatisez votre comptabilité
Gagnez du temps et évitez les erreurs grâce à l’automatisation de votre comptabilité. Nos outils vous permettent de synchroniser vos dépenses professionnelles directement avec votre logiciel comptable, réduisant ainsi les tâches manuelles fastidieuses. Vous bénéficiez d’une comptabilité à jour en temps réel, ce qui vous permet de mieux piloter votre activité et de prendre les meilleures décisions.
Contrôlez vos dépenses professionnelles
Nos outils vous offrent la possibilité de mettre en place des processus de validation pour vos dépenses professionnelles. Vous pouvez définir des workflows adaptés à votre organisation, ce qui vous permet de mieux contrôler vos dépenses et de limiter les risques d’abus ou de dépassements.
Collaborez facilement avec votre expert-comptable
La collaboration avec votre expert-comptable est simplifiée grâce à nos outils intégrés. Vous pouvez partager en toute sécurité vos informations comptables et vos notes de frais avec votre expert-comptable, ce qui lui permet de suivre votre activité de manière efficace et de vous fournir des conseils avisés.
Chez CECCA, nous mettons à votre disposition des outils performants pour simplifier et optimiser la gestion de vos notes de frais dans le BTP. Faites confiance à notre expertise et profitez d’une solution adaptée à vos besoins, vous permettant de vous concentrer sur votre activité principale en toute sérénité.
Profitez des exonérations de charges sociales et d’impôt sur le revenu pour booster votre activité
Les avantages fiscaux des remboursements de frais dans le BTP
Dans le secteur du BTP, les remboursements de frais engagés dans l’exercice de la profession vous offrent des avantages fiscaux considérables. L’un des principaux avantages est que ces remboursements ne sont pas imposables à l’impôt sur le revenu, à condition qu’ils soient correctement justifiés.
De plus, ces remboursements constituent des charges déductibles, ce qui permet de réduire le montant des impôts à payer. Ils sont également exonérés de charges sociales, ce qui représente une économie significative pour l’entreprise.
Les plafonds d’exonération pour les remboursements de frais
Pour bénéficier pleinement des avantages fiscaux, les remboursements de frais réels doivent être rigoureusement justifiés.
En ce qui concerne les plafonds d’exonération en vigueur en 2023, voici quelques exemples :
- Les salariés contraints de prendre une restauration sur leur lieu de travail peuvent bénéficier d’une exonération totale jusqu’à 6,2 € par repas.
- Pour les salariés qui doivent prendre leurs repas au restaurant lors d’un déplacement professionnel, l’exonération peut atteindre 18,1 € par repas.
- Les dépenses supplémentaires de logement et de petit-déjeuner engagées à Paris et dans la petite couronne peuvent être exonérées jusqu’à 64,7 €.
- Dans les autres départements, les mêmes dépenses peuvent être exonérées jusqu’à 48 €.
Assurez-vous de respecter ces plafonds pour optimiser vos économies fiscales et profiter pleinement des avantages de l’exonération de ces dépenses.
CECCA, le partenaire des entreprises du BTP pour une gestion fiscale optimale
Chez CECCA, notre cabinet d’expertise comptable spécialisé dans le secteur du BTP, nous vous accompagnons dans la gestion de vos notes de frais, en veillant à ce qu’elles soient correctement justifiées et conformes aux réglementations en vigueur.
Ensemble, nous veillerons à ce que votre entreprise prospère dans le secteur du BTP en optimisant votre situation fiscale. Alors contactez-nous !
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