Vous vous posez des questions sur la refacturation des frais de déplacement ? Faut-il anticiper en les mettant dans le devis ? Est-ce que la TVA s’applique ? Peut-on comptabiliser l’amortissement du véhicule dans les frais de déplacement ? Avec CECCA, explorez les réponses à toutes ces questions pour une gestion efficace de vos frais kilométriques.
Faut-il intégrer les frais kilométriques dans le devis ?
Lorsque vous facturez des frais de déplacement, il est impératif de les inclure dans le devis initial. Ce document, considéré comme un contrat de vente, doit clairement spécifier les frais associés aux déplacements sous la ligne “Frais de déplacement”. Omettre cette information pourrait légitimement conduire le client à refuser de payer ces frais s’ils n’ont pas été explicitement mentionnés dans le devis accepté.
Les différentes méthodes de facturation des frais kilométriques
Fixer votre propre seuil
Si vous êtes travailleur indépendant, vous avez la liberté de définir le nombre de kilomètres à partir duquel vous souhaitez facturer vos clients. Bien que la moyenne se situe à 20 kilomètres, vous pouvez choisir zéro kilomètre, permettant ainsi la facturation des frais kilométriques pour tous vos clients. Informez vos clients à l’avance pour éviter tout malentendu, et assurez-vous que ces frais sont inclus dans vos devis.
Barème et facturation libre
Une approche alternative consiste à fixer librement une somme forfaitaire pour la refacturation des frais de déplacement, applicable uniformément à tous les clients, indépendamment de la distance. Vous pouvez également choisir un barème, ajoutant une somme supplémentaire pour chaque tranche de kilomètres parcourue en plus. Précisez clairement ces détails dans vos devis pour une transparence totale.
Barème de l’administration fiscale
Enfin, une option consiste à se baser sur le barème kilométrique établi par l’administration fiscale. Cette méthode implique la facturation de la distance réelle parcourue, couvrant divers frais annexes tels que l’assurance du véhicule. Cette approche peut simplifier la gestion tout en assurant une juste compensation des frais engagés.
Et les frais de péage ?
Si votre approche de refacturation repose sur le barème kilométrique, les frais de péage ne sont généralement pas inclus. Pour éviter des imprévus, demandez systématiquement un reçu à chaque péage et assurez-vous de les conserver soigneusement. Ces justificatifs peuvent être requis ultérieurement !
Gestion de la TVA dans la refacturation des frais de déplacement
La TVA joue un rôle clé dans la refacturation des frais de déplacement. En principe, elle s’applique, à moins que votre entreprise ne soit exemptée de la TVA. Si les frais engagés sont considérés comme un débours, ils échappent également à la TVA. La clé réside dans la déductibilité de la TVA sur les dépenses.
Si votre entreprise peut récupérer la TVA sur la dépense, la refacturation au client se fait sur la base du montant hors taxe (HT). Dans ce cas, la TVA déductible peut être récupérée conformément aux procédures comptables habituelles. Si la TVA n’est pas récupérable, les frais sont refacturés au client en prenant en compte le montant toutes taxes comprises (TTC).
Les frais kilométriques, c’est une chose, mais quid de l’amortissement du véhicule ?
La base d’amortissement diffère selon la TVA récupérable ou non. Pour les véhicules dont la TVA n’est pas récupérable, la base d’amortissement comprend le prix d’achat TTC, incluant les équipements et frais divers. En revanche, pour les véhicules avec TVA récupérable, la base d’amortissement est le prix d’acquisition HT.
Deux méthodes d’amortissement sont couramment utilisées : la méthode linéaire, où des montants égaux sont amortis chaque année sur la durée totale, et la méthode dégressive, où l’amortissement diminue progressivement selon la valeur résiduelle du véhicule.
Choisissez la transparence avec le cabinet comptable CECCA
Lorsque vous faites équipe avec CECCA, la gestion de vos frais kilométriques devient une expérience transparente. Nous vous guidons pour inclure correctement les frais de déplacement dans vos devis, vous permettant d’éviter les pièges qui pourraient surgir lors de la refacturation.
Que vous choisissiez de fixer votre propre barème, d’opter pour le barème de l’administration fiscale, ou de suivre d’autres méthodes, CECCA vous accompagne dans l’optimisation de votre facturation. Nous vous aidons à comprendre les implications fiscales, à prévoir les frais et à choisir la méthode d’amortissement la plus avantageuse pour votre véhicule.
Si vous souhaitez une gestion experte et personnalisée de vos frais kilométriques, n’hésitez pas à prendre rendez-vous avec un de nos experts chez CECCA. Nous sommes là pour répondre à vos questions, optimiser votre comptabilité et vous permettre de vous concentrer sur ce que vous faites de mieux. Contactez-nous dès aujourd’hui pour une consultation personnalisée et une gestion sans souci de vos finances professionnelles.
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