Tout employeur a l’obligation de tenir un registre unique du personnel. Que doit contenir ce document ? Que risquez-vous en cas de manquement ? On vous dit tout.
Le registre unique du personnel est un document qui permet d’identifier, en toute transparence, les emplois au sein d’une entreprise. Tous les employeurs doivent en tenir un sauf les particuliers employeurs et les associations qui utilisent le chèque emploi associatif. Et contrairement aux idées reçues, ce n’est pas à l’expert-comptable de tenir ce registre mais bien au chef d’entreprise.
Que doit contenir le registre ?
Le document doit consigner des informations sur tous les salariés de l’entreprise, y compris les intérimaires et les travailleurs à domicile. Les stagiaires et les personnes réalisant un service civique doivent être également mentionnés dans une partie spécifique du registre. Les noms et prénoms de chaque salarié doivent figurer sur le registre « de manière indélébile et par ordre chronologique d’embauche ». De plus, si l’entreprise dispose de plusieurs établissements, il est nécessaire de tenir un registre par établissement.
Voici les autres informations obligatoires à mentionner :
- Nationalité
- Date de naissance
- Sexe
- Emploi
- Qualification
- Dates d’entrée et de sortie de l’établissement
- Lorsqu’une autorisation d’embauche ou de licenciement est requise, la date de cette autorisation ou, à défaut, la date de la demande d’autorisation
Si la situation du salarié est plus spécifique, d’autres mentions sont à ajouter comme “contrat à durée déterminée”, “salarié temporaire”, “salarié à temps partiel” ou encore “contrat de professionnalisation“.
Une amende de 750€ en cas de manquement
Le registre unique du personnel peut être au format papier ou numérique. La seule condition est de pouvoir le présenter facilement en cas de contrôle. Il doit être obligatoirement mis à disposition des membres du CSE, des agents de l’inspection du travail et ceux qui veillent à l’application du Code de la Sécurité Sociale. Les salariés doivent également pouvoir y accéder quand ils le souhaitent en raison de la loi informatique et libertés. Enfin, les informations sur les salariés et les stagiaires doivent se conserver 5 ans après leur départ de l’entreprise.
Si vous n’avez pas de registre unique du personnel ou s’il est incomplet, vous risquez une amende allant jusqu’à 750€ pour chaque salarié qui n’y figure pas.
Retrouvez plus d’informations sur le site du Ministère du Travail, de l’Emploi et de l’Insertion.
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