Du nouveau sur la fiche de paie !

Les actualités sociales

L’employeur doit fournir une fiche de paie, également connue sous le nom de bulletin de salaire. Elle doit être fournie à l’employé, en conformité avec les directives de la loi. Le contenu et la structure de la fiche de paie sont strictement réglementés. Quelles informations doivent être incluses dans un bulletin de salaire et comment doit-il être délivré aux employés ? Nous allons passer en revue chacun de ces points.

Qu’est-ce qu’il y a dans une fiche de paie ?

Les mentions obligatoires de la fiche de paie à partir de juillet 2023

D’après l’arrêté du 31 janvier 2023 publié au Journal Officiel le 7 février 2023, le bulletin de paie subira des modifications à partir du 1er juillet 2023. Une nouvelle rubrique obligatoire intitulée « montant net social » figurera sur le bulletin de salaire. Cette rubrique représente les revenus que les bénéficiaires du RSA ou de la prime d’activité doivent déclarer pour calculer leurs prestations. L’objectif de cette nouvelle rubrique est de faciliter les démarches des salariés et des bénéficiaires de prestations en simplifiant le remplissage des déclarations de ressources. Les employeurs transmettront cette information aux organismes via la déclaration sociale nominative (DSN). De plus, ils devront également la communiquer aux salariés via leurs bulletins de paie. D’autres changements seront apportés selon l’arrêté :

Les libellés seront plus hiérarchisés,
Les cotisations et contributions sociales obligatoires qui sont déduites de la rémunération brute pour calculer le revenu net « social », seront isolées des cotisations aux régimes facultatifs, et des autres revenus ou versements,
L’harmonisation de l’affichage de certains avantages, remboursements ou déductions, permettra aux salariés de mieux comprendre le montant net qu’ils reçoivent.

Si le nouveau modèle du bulletin de salaire est obligatoire à partir du 1er juillet, vous pouvez bien sûr, vous y conformer dès à présent pour anticiper.

Informations sur l’employeur et l’employé

La fiche de paie doit contenir des informations sur l’employeur et le salarié, telles que :

Nom et adresse de l’employeur.
Numéro de la nomenclature d’activité de l’établissement d’emploi (code APE ou code NAF) et Numéro d’inscription de l’employeur au répertoire national des entreprises et des établissements (numéro Siret).
Convention collective de branche applicable au salarié ou référence au code du travail concernant la durée des congés payés et des délais de préavis.
Nom et emploi du salarié et son niveau ou coefficient hiérarchique.
Période et nombre d’heures de travail en distinguant les heures au taux normal et les heures supplémentaires et les éventuelles heures indemnisées au titre de l’activité partielle.
Nature et volume du forfait auquel se rapporte le salaire des salariés au forfait (hebdomadaire ou mensuel en heures, ou forfait annuel en heures ou en jours).
Nature de la base de calcul du salaire lorsque, par exception, cette base de calcul n’est pas la durée du travail.
Nature et montant des accessoires de salaire soumis aux cotisations salariales et patronales.

Rémunération

La fiche de paie est un document essentiel qui permet à tout salarié de comprendre les différents éléments qui composent sa rémunération. Ainsi, certaines informations doivent obligatoirement y figurer afin de garantir la transparence et la conformité des paiements effectués par l’employeur.

Concernant les éléments relatifs à la rémunération, doivent figurer :

Rémunération brute du salarié (sur laquelle sont appliqués les taux des différentes cotisations et contributions sociales à la charge de l’employeur et du salarié avant déduction des exonérations et exemptions).
Base sur laquelle sont appliqués les taux des différentes cotisations et contributions sociales à la charge de l’employeur et du salarié avant déduction des exonérations.
Taux des cotisations et contributions sociales à la charge du salarié avant déduction des exonérations et exemptions.
Nature et montant des autres versements et retenues (prise en charge des frais de transport domicile-travail, etc.).
Montant effectif reçu par le salarié.
Date de paiement.
Dates de congé et montant de l’indemnité de congés payés, lorsqu’une période de congé annuel est comprise dans la période de paie considérée.

Cotisations et contributions sociales

Les cotisations et contributions sociales sont des prélèvements obligatoires effectués sur les salaires des employés. Ils permettent notamment de financer différents régimes de protection sociale tels que l’assurance maladie, l’assurance chômage, ou encore les retraites. Pour assurer la transparence des paiements effectués, la fiche de paie doit comporter des informations précises, telles que :

Montant des cotisations de protection sociale réunies (santé, accidents du travail et maladies professionnelles, retraite, famille et chômage).
Montant total des exonérations et exemptions de cotisations et contributions sociales.
Montant total versé par l’employeur (rémunération brute versée au salarié, cotisations et contributions à la charge de l’employeur, déduction faite des exonérations et allégements de charges sociales).
Montant correspondant à l’évolution de la rémunération liée à la suppression des cotisations chômages et maladie.

Les mentions légales des cotisations doivent-elles respecter un ordre sur le bulletin de paie ?

En effet, les cotisations sociales doivent figurer selon un certain ordre. Le voici :

Santé (sécurité sociale-maladie, maternité, invalidité-décès, complémentaire santé, etc.)
Accidents de travail et maladies professionnelles
Cotisations de retraite
Retraite supplémentaire
Allocations familiales
Autres contributions dues par l’employeur (transport, participation à la formation continue, etc).
Cotisations statutaires ou prévues par la convention collective
CSG non imposable à l’impôt sur le revenu
Allégement de cotisations
Total versé par l’employeur
Prélèvement à la source de l’impôt sur le revenu.

Impôt

Le prélèvement de l’impôt sur le revenu est un élément incontournable de la fiche de paie. Cette dernière doit mentionner le salaire net imposable, c’est-à-dire la rémunération sur laquelle est calculé l’impôt, ainsi que le salaire net à payer, qui correspond à la somme effectivement versée au salarié après déduction de toutes les cotisations sociales et fiscales. La fiche de paie doit également mentionner le montant de l’impôt sur le revenu prélevé à la source, ainsi que le taux d’imposition appliqué. Ces informations permettent aux salariés de comprendre comment leur impôt est calculé et prélevé sur leur salaire. Ainsi, ils peuvent s’assurer que les montants prélevés sont corrects.

Net à payer et net imposable

Montant net à payer avant impôt sur le revenu et montant de l’impôt sur le revenu prélevé à la source.

Impôt sur le revenu

Montant net imposable servant de base au calcul du prélèvement à la source
Cumul annuel des montants nets imposables servant de base au calcul du prélèvement à la source
Montant de l’impôt sur le revenu prélevé à la source
Cumul annuel des montants de l’impôt sur le revenu prélevé à la source
Montant net des heures complémentaires et/ou supplémentaires exonérées
Cumul annuel des montants d’heures complémentaires et/ou supplémentaires exonérées.

Éléments interdits de la fiche de paie

Il est obligatoire d’informer les salariés sur la nature et le montant de la rémunération liée à l’exercice d’une activité de représentation du personnel. Cependant, cette information doit figurer sur une fiche annexée à la fiche de paie.

Aussi, les informations relatives à l’exercice du droit de grève ou une éventuelle représentation des salariés ne peuvent pas figurer sur le bulletin de salaire.

Comment l’employeur doit-il remettre la fiche de paie à son salarié ?

La fiche de paie doit être remise au salarié lors du paiement de son salaire, que ce soit en main propre, par voie postale ou sous forme électronique, sans qu’aucune formalité de signature ne soit requise. Toutefois, si l’employeur opte pour une transmission dématérialisée, il doit informer le salarié des modalités d’accès à son bulletin de paie et ce dernier peut refuser cette méthode à tout moment en informant l’employeur.

Dans certaines situations spécifiques, comme l’utilisation de dispositifs de simplification administrative (TESE, chèque emploi-service universel, chèque emploi associatif), ou lorsque la durée du contrat de travail est inférieure à un mois pour un emploi saisonnier, l’employeur peut adopter des modalités particulières pour la remise de la fiche de paie.

Peut-on contester une fiche de paie ?

Il est possible pour un salarié de contester la réalité ou l’exactitude du paiement indiqué sur sa fiche de paie, même s’il a déjà accepté celle-ci. De même, un employeur peut réclamer le remboursement d’un salaire versé par erreur au salarié. Toutefois, ces actions sont soumises à un délai de prescription de trois ans. Cela signifie que toute contestation concernant un bulletin de paie doit être engagée dans un délai de trois ans à compter de sa remise. Au-delà de ce délai, il ne sera plus possible d’agir en justice.

CECCA accompagne les employeurs dans leurs démarches sociales et la réalisation de leur fiche de paie

CECCA, notre cabinet d’expertise comptable, propose des services d’accompagnement pour les employeurs dans le domaine social. Nous réalisons vos fiches de paie en conformité avec les normes en vigueur et apportons des conseils en matière de gestion de la paie et des déclarations sociales. Notre objectif ? Optimiser la gestion sociale de votre entreprise et garantir la conformité de la paie vis-à-vis de la législation en vigueur. Les experts de CECCA sont à l’écoute des besoins de chaque entreprise. Pour plus de renseignements, consultez notre blog ou contactez-nous !