Quelle est la durée légale de conservation des documents ?

Si vous dirigez une entreprise, il y a des fortes chances que vous accumuliez beaucoup de documents. Contrats, statuts, livre comptable… quelle est la durée légale de leur conservation ? On vous répond. 

Document civil et commercial

Type de document Durée de conservation
Contrat ou convention conclu dans le cadre d’une relation commerciale, correspondance commerciale 5 ans
Garantie pour les biens ou services fournis au consommateur 2 ans
Contrat conclu par voie électronique (à partir de 120 €) 10 ans à partir de la livraison ou de la prestation
Contrat d’acquisition ou de cession de biens immobiliers et fonciers 30 ans
Document bancaire (talon de chèque, relevé bancaire…) 5 ans
Document de transport de marchandises 5 ans
Déclaration en douane 3 ans
Police d’assurance 2 ans à partir de la résiliation du contrat
Document relatif à la propriété intellectuelle (dépôt de brevet, marque, dessin et modèle) 5 ans à partir de la fin de la protection
Dossier d’un avocat 5 ans à partir de la fin du mandat

Document comptable

Type de document Durée de conservation
Livre et registre comptable : livre journal, grand livre, livre d’inventaire, etc. 10 ans à partir de la clôture de l’exercice
Pièce justificative : bon de commande, de livraison ou de réception, facture client et fournisseur, etc. 10 ans à partir de la clôture de l’exercice

Document fiscal

Type d’impôt Durée de conservation
Impôt sur le revenu et sur les sociétés 6 ans
Bénéfices industriels et commerciaux (BIC), bénéfices non commerciaux (BNC) et bénéfices agricoles (BA) en régime réel 6 ans
Impôts sur les sociétés pour les entreprises individuelles, les sociétés à responsabilité limitée (exploitations agricoles, sociétés d’exercice libéral) 6 ans
Impôts directs locaux (taxes foncières …) 6 ans
Cotisation foncière des entreprises (CFE : Centre de formalités des entreprises) et CVAE (Cotisation sur la valeur ajoutée des entreprises) 6 ans
Taxes sur le chiffre d’affaires (TVA : Taxe sur la valeur ajoutée et taxes assimilées, impôt sur les spectacles, taxe sur les conventions d’assurance…) 6 ans

Bon à savoir : si l’administration décèle des activités illicites comme de la fraude fiscale ou du travail dissimulé, les documents mentionnés ci-dessus doivent être gardés pendant 10 ans.

Document social

Type de document Durée de conservation
Statuts d’une société, d’un GIE: GIE : Groupement d’intérêt économique ou d’une association (si nécessaire, pièce modificative de statuts) 5 ans à partir de la perte de personnalité morale (ou radiation du RCS: RCS : Registre du commerce et des sociétés)
Compte annuel (bilan, compte de résultat, annexe…) 10 ans à partir de la clôture de l’exercice
Traité de fusion et autre acte lié au fonctionnement de la société (+ documents de la société absorbée) 5 ans
– Registre de titres nominatifs

– Registre des mouvements de titres

– Ordre de mouvement

– Registre des procès-verbaux d’assemblées et de conseils d’administration

5 ans à partir de la fin de leur utilisation
Feuille de présence et pouvoirs 3 derniers exercices
Rapport du gérant ou du conseil d’administration 3 derniers exercices
Rapport des commissaires aux comptes 3 derniers exercices

Dans quel cas risquez-vous une amende ?

Si vous ne conservez pas vos documents fiscaux pendant la période demandé, vous risquez une amende de 10 000 €, selon l’article 1734 du Code général des impôts.


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