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Comment obtenir la subvention « Prévention COVID » pour les TPE et indépendants ?

Des moyens considérables sont mis en place par de nombreuses entreprises afin d’offrir un cadre sécurisé à leurs salariés, revenus sur leur lieu de travail. Rythme alterné, changements de mobilier, présence de masques, de gel, de douches… nombreux sont les aménagements et achats qu’ont dû effectuer les sociétés françaises, alors même que leur trésorerie était déjà bien diminuée par le confinement. Pour alléger ces charges l’Assurance Maladie a mis en place depuis le 18 mai 2020, une subvention « Prévention COVID » pour aider financièrement les entreprises de moins de 50 salariés et les travailleurs indépendants sans salariés, à prévenir la transmission du Coronavirus au travail.

Cette subvention « Prévention COVID » est destinée aux entreprises de 1 à 49 salariés et aux travailleurs indépendants (sans salariés) dépendant du régime général. Et elle concerne uniquement les achats ou locations de certains équipements ou installations réalisés du 14 mars au 31 juillet 2020.

Les mesures financées correspondent à deux catégories : les mesures barrières et de distanciation sociale ET les mesures d’hygiène et de nettoyage.

Découvrez comment obtenir cette subvention selon si vous êtes une entreprise ou un travailleur indépendant sans salariés.

Pour les entreprises de 1 à 49 salariés

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Toutes les entreprises de 1 à 49 salariés, dépendant du régime général, à l’exclusion des établissements couverts par la fonction publique territoriale ou la fonction publique hospitalière.
Les codes risques exclus sont les suivants :

  • 75.1AE Administration hospitalière, y compris ses établissements publics.
  • 75.1AG Administration centrale et services extérieurs des administrations (y compris leurs établissements publics). Représentation diplomatique étrangère en France. Organismes internationaux. - Service des armées alliées.

• 75.1BA Collectivités territoriales (communales, départementales, régionales...) y compris leurs établissements publics hors secteur médico-social.
• 75.1BB Etablissements publics médico-sociaux des collectivités territoriales

Concernant l’effectif pris en compte, il est calculé conformément aux dispositions de l’article R130-1 du code de la Sécurité sociale qui précise que l'effectif salarié annuel de l'entreprise correspond à la moyenne du nombre de personnes employées au cours de chacun des mois de l'année civile précédente. Une attestation URSSAF intitulée « Attestation de fourniture des déclarations sociales et paiement des cotisations et contributions sociales » datant de moins de 6 mois et sur laquelle figure votre effectif sera à fournir avec votre demande.

Pour bénéficier d’une subvention prévention TPE, l’entreprise doit répondre aux conditions suivantes :

  • Cotiser au régime général de la Sécurité sociale en tant qu’employeur;
  • Être implantée en France métropolitaine ou dans un département d’Outre-Mer.

Dans le cas particulier des DOM, les investissements défiscalisés qui bénéficient ainsi déjà d’une aide de l’Etat et qui prennent la forme d’une location longue durée sans transfert de propriété avant échéance, ne sont pas pris en charge par les subventions prévention TPE.

  • Avoir un effectif national (SIREN) compris entre 1 et 49 salariés;
  • Avoir réalisé et mis à jour son document unique d’évaluation des risques depuis moins d’un an, et le tenir à disposition de la caisse si celle-ci demande à le consulter ;
  • Déclarer sur l’honneur ne pas bénéficier d’une aide publique portant une aide financière sur le(s) même(s) investissement(s)

Une subvention prévention TPE ne sera pas attribuée si :

  • L’entreprise bénéficie d’un contrat de prévention ou en a bénéficié au cours des deux années précédentes ;
  • L’entreprise fait l’objet pour l’un de ses établissements d’une injonction ou d’une cotisation supplémentaire (y compris faute inexcusable) ;
  • Les éléments ont été commandés avant la date de début de la subvention ;
  • Les éléments ont été financés par crédit-bail;
  • L’entreprise bénéficie d’une autre aide publique pour le même financement de matériel ou d’équipement en mesures de protection contre le COVID-19.

Cette subvention prévention TPE est destinée à financer :

Des mesures barrières et de distanciation physique :

  •  Mesures permettant d’isoler le poste de travail des contacts (prise en charge de la pose de vitre, des plexiglas, des cloisons de séparation, des bâches, des écrans fixes ou mobiles)
  • Mesures permettant de guider et faire respecter les distances sociales (prise en charge des guides files des poteaux et grilles, d’accroches murales, de barrières amovibles, des cordons et sangles associés de chariots pour transporter les poteaux, les grilles, les barrières et les cordons)
  • Locaux additionnels et temporaires pour respecter les distances sociales (prise en charge du montage/démontage et 4 mois de location)
  • Mesures permettant de communiquer visuellement hors support à transmettre (prise en charge d’écrans, tableaux, support d’affiches, affiches)Les éléments à usage unique (scotchs, peintures, rubans, films plastique, recharges paperboard, crayons, feutres, etc.) ne sont pas pris en charge.

Des mesures d’hygiène et de nettoyage :

  • Installations permanentes permettant le lavage des mains et du corps (douches) (prise en charge du matériel installé et des travaux de plomberie nécessaires à l’installation)
  • Installations temporaires et additionnelles telles que toilettes/lavabos/douches (prise en charge de l’installation / enlèvement et 4 mois de location)En option : financement de masques, visières et du gel hydro alcoolique uniquement si au moins une mesure barrière et de distanciation physique listée ci-dessus est mise en place.

Les masques devront être conformes aux normes EN 14683 ou NF EN 149, ou selon les références disponibles sur le site du Ministère du Travail : https://www.entreprises.gouv.fr/covid-19/liste-des- tests-masques-de-protection.

En termes de préconisation, la plateforme StopCOVID19.fr, soutenue par le Ministère de l’Economie et des Finances, permet aux professionnels de rentrer en contact et de passer commande directement auprès des producteurs et distributeurs de produits de première nécessité tels que le gel, les masques, les blouses et autres produits. La plateforme permet de fluidifier l’approvisionnement et de présenter de façon transparente les informations sur le prix et le produit (Pour plus d’informations: https://stopcovid19.fr/).

Seuls les éléments listés ci-dessus peuvent être subventionnés.

Par exemple, les tablettes, ordinateurs portables, smartphones, les transpalettes ne sont pas subventionnés.

L’entreprise pourra bénéficier de la subvention pour les équipements et consommables listés dans le chapitre 4 « Eléments financés » à hauteur de 50% du montant hors taxes (HT) de son investissement.

L’investissement de l’entreprise devra être de 1 000 € HT minimum et de 10 000€ HT maximum. Le montant de la subvention versée par la caisse sera entre 500€ et 5 000€.

Une entreprise multi-établissements pourra faire plusieurs demandes (1/établissement) pour cette subvention si son effectif total reste inférieur au seuil de 49 salariés mais le total des montants versés par la caisse ne pourra pas dépasser 5000€.

Le budget dédié à la subvention « Prévention COVID » étant limité, la règle privilégiant les demandes de subvention selon l’ordre chronologique d’arrivée sera appliquée.
Le versement de la subvention ne sera plus possible lorsque le budget sera épuisé.

Cette subvention prévention TPE ne concerne que les acquisitions réalisées du 14 mars 2020 au 31 juillet 2020 ou les locations commencées pendant cette période.

La demande de subvention se fera avec le formulaire de demande de subvention (voir en dessous) dûment complété et accompagné des pièces justificatives demandées que l’entreprise enverra de préférence par mail ou par voie postale à sa caisse de rattachement (Carsat, Cramif ou Cgss).

La demande devra être envoyée à la caisse avant le 31 décembre 2020.

Le paiement, quant à lui, a lieu après réception et vérification des justificatifs attendus.

Le versement de la subvention s’effectue en une seule fois par la caisse, après réception et vérification par celle-ci des pièces justificatives.
En complément du formulaire de demande dûment complété de l’attestation URSSAF, l’entreprise doit fournir :

  • un RIB électronique (fichier au format PDF).
    Si la raison sociale figurant sur le RIB est différente de celle de l’établissement, apposé sur le RIB en original :

    - le cachet de l’entreprise,
    - la date,
    - la signature du responsable légal de l’entreprise ainsi que sa fonction.

  • une déclaration sur l’honneur de ne pas bénéficier d’une autre aide publique pour le même financement de matériel ou d’équipement (mention prévue dans le formulaire de demande)
  • Le duplicata ou une copie certifiée conforme de la ou des factures acquittées comportant :

- le nom du Fournisseur et son SIRET,
- le nom de l’entreprise,
- la référence de la facture, le cas échéant
- la date de la facture,
- la désignation de la prestation (pour chaque élément : libellé, quantité, montant total HT),
- la référence du bon de livraison (ou de prestation réalisée), le cas échéant
- la date d’intervention en cas d’installation de matériel, le cas échéant
- les acomptes avec dates de paiement.

En cas de paiement d’acomptes, les factures de paiement des acomptes devront être fournies :

-  les remises éventuelles,
- le montant total,
- le mode de règlement,
- la mention acquittée avec la date et la signature manuscrite de l’établissement.

• En l’absence de facture délivrée, le ticket de caisse et une attestation sur l’honneur à l’entête de l’entreprise peuvent être acceptés s’ils présentent les indications suivantes: les achats effectués, la mention « acquitté », la date et le mode de règlement associé.

Les factures faisant référence à des bons de commande établis entre le 14 mars 2020 et le 31 juillet 2020 seront aussi prises en compte.

La caisse s'engage à aider financièrement l’entreprise dans les conditions stipulées ci-dessus, sans qu'il puisse toutefois en résulter une quelconque mise en cause de sa responsabilité, l’entreprise assumant seule les conséquences de toute nature de ses investissements et ses actions en matière de prévention.

Dans le cadre de la politique de lutte contre les fraudes, le présent dossier est susceptible d’être contrôlé par des visites sur site par les agents des caisses qui exigeront de voir le matériel ou équipement subventionné ainsi que les justificatifs originaux, et les éléments liés aux attestations sur l’honneur. Les fournisseurs pourront aussi être interrogés.

Si ce matériel ou équipement est non monté, non installé, s’il n’est pas visible ; si les prestations n’ont pas été réalisées, ou si les déclarations sur l’honneur se révélaient erronées, la Caisse demandera par voie de contentieux le remboursement de la totalité de l’aide financière accordée.

Un document unique d’évaluation des risques (DUER) non réalisé ou mis à jour depuis plus d’un an constitue une fraude, doublée du non-respect d’une obligation règlementaire, qui sera traitée en conséquence.

En cas de litige, le dossier sera porté devant le tribunal compétent.

Pour les travailleurs indépendants sans salariés

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La subvention prévention TPE « Prévention COVID » est destinée aux travailleurs indépendants sans salarié. Néanmoins, les travailleurs indépendants avec salariés peuvent bénéficier d’une subvention en se référant aux conditions d’attribution des entreprises entre 1 et 49 salariés.

Pour bénéficier de la subvention prévention TPE « Prévention COVID », le travailleur indépendant doit répondre aux conditions suivantes :

  • Cotiser au régime général de la Sécurité sociale;
  • Être implanté en France métropolitaine ou dans un département d’Outre-Mer.
    Dans le cas particulier des DOM, les investissements défiscalisés qui bénéficient ainsi déjà d’une aide de l’Etat et qui prennent la forme d’une location longue durée sans transfert de propriété avant échéance, ne sont pas pris en charge par les subventions prévention TPE.
  • Ne pas avoir de salarié à la date de la demande de subvention

La subvention prévention TPE « Prévention COVID » ne sera pas attribuée si :

  • Les éléments ont été commandés avant la date de début de la subvention;
  • Les éléments ont été financés par crédit-bail;
  • Le travailleur indépendant bénéficie d’une autre aide publique pour le même financement de matériel ou d’équipement en mesures de protection contre le COVID-19.

Cette subvention prévention TPE est destinée à financer :

Des mesures barrières et de distanciation physique :

  •  Mesures permettant d’isoler le poste de travail des contacts (prise en charge de la pose de vitre, des plexiglas, des cloisons de séparation, des bâches, des écrans fixes ou mobiles)
  • Mesures permettant de guider et faire respecter les distances sociales (prise en charge des guides files des poteaux et grilles, d’accroches murales, de barrières amovibles, des cordons et sangles associés de chariots pour transporter les poteaux, les grilles, les barrières et les cordons)
  • Locaux additionnels et temporaires pour respecter les distances sociales (prise en charge du montage/démontage et 4 mois de location)
  • Mesures permettant de communiquer visuellement hors support à transmettre (prise en charge d’écrans, tableaux, support d’affiches, affiches)Les éléments à usage unique (scotchs, peintures, rubans, films plastique, recharges paperboard, crayons, feutres, etc.) ne sont pas pris en charge.

Des mesures d’hygiène et de nettoyage :

  • Installations permanentes permettant le lavage des mains et du corps (douches) (prise en charge du matériel installé et des travaux de plomberie nécessaires à l’installation)
  • Installations temporaires et additionnelles telles que toilettes/lavabos/douches (prise en charge de l’installation / enlèvement et 4 mois de location)En option : financement de masques, visières et du gel hydro alcoolique uniquement si au moins une mesure barrière et de distanciation physique listée ci-dessus est mise en place.

Les masques devront être conformes aux normes EN 14683 ou NF EN 149, ou selon les références disponibles sur le site du Ministère du Travail : https://www.entreprises.gouv.fr/covid-19/liste-des- tests-masques-de-protection.

En termes de préconisation, la plateforme StopCOVID19.fr, soutenue par le Ministère de l’Economie et des Finances, permet aux professionnels de rentrer en contact et de passer commande directement auprès des producteurs et distributeurs de produits de première nécessité tels que le gel, les masques, les blouses et autres produits. La plateforme permet de fluidifier l’approvisionnement et de présenter de façon transparente les informations sur le prix et le produit (Pour plus d’informations: https://stopcovid19.fr/).

Seuls les éléments listés ci-dessus peuvent être subventionnés.

Par exemple, les tablettes, ordinateurs portables, smartphones, les transpalettes ne sont pas subventionnés.

Le travailleur indépendant pourra bénéficier de la subvention pour les équipements et consommables listés dans le chapitre 4 « Eléments financés » à hauteur de 50% du montant hors taxes (HT) de son investissement.

L’investissement du travailleur indépendant devra être de 500 € HT minimum et de 10 000€ HT maximum.
Le montant de la subvention versée par la caisse sera entre 250€ et 5000€.

Le travailleur indépendant pourra faire plusieurs demandes pour cette subvention mais le total des montants versés par la caisse ne pourra pas dépasser 5000€.

Le budget dédié à la subvention « Prévention COVID » étant limité, la règle privilégiant les demandes de subvention selon l’ordre chronologique d’arrivée sera appliquée.
Le versement de la subvention ne sera plus possible lorsque le budget sera épuisé.

Cette subvention prévention TPE ne concerne que les acquisitions réalisées du 14 mars 2020 au 31 juillet 2020 ou les locations commencées pendant cette période.

La demande de subvention se fera avec le formulaire de demande de subvention dûment complété (voir ci-dessous) et accompagné des pièces justificatives demandées que le travailleur indépendant enverra de préférence par mail ou par voie postale à sa caisse de rattachement (Carsat, Cramif ou Cgss).

La demande devra être envoyée à la caisse avant le 31 décembre 2020.

Le paiement, quant à lui, a lieu après réception et vérification des justificatifs attendus..

Le versement de la subvention s’effectue en une seule fois par la caisse, après réception et vérification par celle-ci des pièces justificatives.
En complément du formulaire de demande dûment complété, le travailleur indépendant doit fournir :

  • Un extrait du K-BIS de l’entreprise de moins de 6 mois
  • un RIB électronique (fichier au format PDF).
    Si la raison sociale figurant sur le RIB est différente de celle de l’établissement, apposé sur le RIB en original :- le cachet de l’entreprise,
    - la date,
    - la signature du responsable légal de l’entreprise ainsi que sa fonction.
  • une déclaration sur l’honneur de ne pas bénéficier d’une autre aide publique pour le même financement de matériel ou d’équipement (mention prévue dans le formulaire de demande)
  • Le duplicata ou une copie certifiée conforme de la ou des factures acquittées comportant :

- le nom du Fournisseur et son SIRET,
- le nom de l’entreprise,
- la référence de la facture, le cas échéant
- la date de la facture,
- la désignation de la prestation (pour chaque élément : libellé, quantité, montant total HT),
- la référence du bon de livraison (ou de prestation réalisée), le cas échéant
- la date d’intervention en cas d’installation de matériel, le cas échéant
- les acomptes avec dates de paiement.

En cas de paiement d’acomptes, les factures de paiement des acomptes devront être fournies :

- les remises éventuelles,
- le montant total,
- le mode de règlement,
- la mention acquittée avec la date et la signature manuscrite de l’établissement.

En l’absence de facture délivrée, le ticket de caisse et une attestation sur l’honneur à l’entête de l’entreprise peuvent être acceptés s’ils présentent les indications suivantes: les achats effectués, la mention « acquitté », la date et le mode de règlement associé.

Les factures faisant référence à des bons de commande établis entre le 14 mars 2020 et le 31 juillet 2020 seront aussi prises en compte.

La caisse s'engage à aider financièrement l’entreprise dans les conditions stipulées ci-dessus, sans qu'il puisse toutefois en résulter une quelconque mise en cause de sa responsabilité, l’entreprise assumant seule les conséquences de toute nature de ses investissements et ses actions en matière de prévention.

Dans le cadre de la politique de lutte contre les fraudes, le présent dossier est susceptible d’être contrôlé par des visites sur site par les agents des caisses qui exigeront de voir le matériel ou équipement subventionné ainsi que les justificatifs originaux, et les éléments liés aux attestations sur l’honneur. Les fournisseurs pourront aussi être interrogés.

Si ce matériel ou équipement est non monté, non installé, s’il n’est pas visible ; si les prestations n’ont pas été réalisées, ou si les déclarations sur l’honneur se révélaient erronées, la Caisse demandera par voie de contentieux le remboursement de la totalité de l’aide financière accordée.

En cas de litige, le dossier sera porté devant le tribunal compétent.


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